Das ersetzende Scannen wird benötigt, um eine zuvor analoge, physische Rechnung in ein digitalisiertes Dokument (Scan) zu verwandeln. Die Digitalisierung ist eine für die Zukunft höchst relevante Thematik, an der kaum ein Unternehmen bzw. kaum eine Verwaltung vorbeikommt. Im Folgenden wird erläutert, was nach den Vorgaben des GoBD und TR RESISCAN beim Prozess des ersetzenden Scannens zu beachten ist.
Ein wichtiger Bestandteil des Prozesses ist die Risikoanalyse, insbesondere hinsichtlich der nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) geltenden Aufbewahrungspflichten. Hierbei sind interne Kontrollmechanismen von großer Relevanz, welche den korrekten Scan-Vorgang sowie eine darauf folgende korrekte Bearbeitung und Verwaltung des Scans gewährleisten. Als Teil der Risikoanalyse sollte der Schutzbedarf des jeweiligen Dokuments ermittelt werden, um dementsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein nächster Aspekt ist das rechtssichere Ablegen des Dokuments. Laut den Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 - 147 AO) ist eine Aufzeichnung auf Datenträgern erlaubt, wenn diese mit den Ordnungsvorschriften konform sind. Hinsichtlich der rechtssicheren Verwaltung des Dokuments gilt es zu prüfen, ob das Dokument den entsprechenden Vorgaben gerecht wird. Dies erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, welche für einen Dritten nachvollziehbar sein sollte.
Die bildliche Erfassung der Papierdokumente – der eigentliche Scan-Prozess – soll nach den Vorgaben des vom BSI eingeführten TR RESISCAN erfolgen. Laut Definition beinhaltet dieser die Dokumentenvorbereitung, das Scannen, die Nachverarbeitung und die Integritätssicherung. Zu Beginn dieses Prozesses steht der Posteingang und gegen Ende die beweiswerterhaltende Aufbewahrung. Eine Organisationsanweisung entsprechend den Richtlinien des GoBD sollte festlegen, welcher Mitarbeiter erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird und ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmungen mit dem Original erforderlich sind. Dies beinhaltet die Qualitätssicherung hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des gescannten Dokuments. Eine Verfahrensdokumentation ist somit zu erstellen.